Ефективне планування часу, або чому я нічого не встигаю

Тайм-менеджмент для неідеальних людей

Прокинулись, вирішили кілька неочікуваних справ, відповіли на листи та повідомлення, а день уже закінчився? Ви відчуваєте, що не зробили нічого важливого, а час ніби пролітає повз вас? 

Якщо вам це знайомо, то причиною може бути як неправильне планування, так і персональне сприйняття часу. У статті розбираємося, чому ми відчуваємо ніби нічого не встигаємо та що з цим робити.

Фрагментація досвіду

Сучасний ритм життя пришвидшив чимало процесів, на які у минулому людство витрачало у кілька разів більше часу: доставлення пошти, банківські транзакції, приготування їжі, прочитання новин тощо. 

До того ж багато процесів відбуваються паралельно. Це призводить до фрагментації досвіду. Якщо раніше нам доводилося покласти трубку телефону, щоб поговорити з іншою людиною, то сьогодні ми можемо спілкуватися з кількома людьми водночас через соціальні мережі. Велика кількість подразників скорочує фокус уваги, тому дедалі більше процесів можна виконувати «на автоматі». Це може бути корисним, але тоді нам важче свідомо концентруватись та приділяти час конкретним завданням, що потребують тривалої залученості.

Задоволення і відчуття часу

Відчуття фрустрації через те, що час збігає швидко, безпосередньо залежить від того, чи подобається вам ваша поточна робота. День, наповнений захопливою діяльністю, здається менш завантаженим і напруженим, ніж день монотонної та нецікавої роботи. 

Контроль часу та ефективність

Люди часто скаржаться, що не мають часу не лише тому, що вони об’єктивно зайняті, але й тому, що відчувають брак контролю над своїм часом. Наприклад, поширеною проблемою молодих матерів є відчуття ніби вони «більше не належать собі», оскільки доводиться приділяти багато часу дитині. Ситуація ускладнюється тим, що вільний час ще й важко спланувати. 

Якщо ж протягом доби ви маєте багато незапланованих дзвінків або сповіщень, це теж може сформувати подібне відчуття щодо вашого робочого дня та часу в ньому.  

Відчуття браку часу також чітко корелює з ефективністю дій. Принцип Парето, широко відомий як правило 80/20, стверджує, що 80 % наших результатів приходять від 20 % наших зусиль. Хоча співвідношення не завжди чітке, але значна частина наших результатів походить від відносно невеликої частини наших дій.

Однак більшість людей не беруть до уваги цей принцип, плануючи свій день. Завдання з низьким навантаженням створюють ілюзію продуктивності, але насправді мало допомагають у просуванні до наших цілей. Наприклад, впорядковуючи файли чи відповідаючи на нетермінові електронні листи  ми почуваємося зайнятими, але ці справи не сприяють суттєвим змінам.

Як гроші змінюють сприйняття часу

Ще однією причиною, чому ми відчуваємо брак часу, можуть стати гроші. В статті Time is tight: How higher economic value of time increases feelings of time pressure (Часу мало: як вища економічна цінність часу посилює відчуття нестачі) описується, як дослідники попросили студентів зайнятися консультаційною роботою, за яку вони «брали» 1,50 $ або 0,15 $ за хвилину. Студенти, які стягували вищу плату, відчули більшу нестачу часу, хоча насправді вони раніше не збиралися заробляти ці гроші. Це поширена проблема високооплачуваних професіоналів, особливо тих, хто працює за погодинну оплату. 

Також важливо пам’ятати що, всупереч поширеній думці, час не лінійний — він відносний. Година навчання та такий же час, проведений за серіалом, сприймаються по-різному. Це залежить від нашого емоційного стану, залученості в діяльність та сприйняття. Ми часто переоцінюємо час, який витрачаємо на завдання, які нам не подобаються, і недооцінюємо час, який присвячуємо діяльності, яка нам подобається.

Як відновити контроль над своїм часом та витрачати його ефективніше?

Якщо потрібно налагодити робочу/домашню рутину, ось кілька рекомендацій: 

1. Проаналізуйте, як ви зараз проводите час

Спробуйте відстежувати свій час протягом тижня, записуючи щоденні дії. Цей аудит допоможе: 

• Зрозуміти, скільки ви реально можете зробити за день;

• Визначити, що вас найбільше затримує;

• Зосередитись на діяльності, яка приносить найбільшу віддачу.

Спостереження за типовим днем допоможе зрозуміти скільки вашого часу витрачається на непродуктивні заняття. Ця вправа також підкаже час доби, коли ви найбільш ефективні. Обирайте цей час, щоб працювати над проєктами, які вимагають найбільшої зосередженості та креативності.

Наприкінці аудиту порівняйте, скільки часу вам знадобилося для виконання певних завдань зі своїми очікуваннями. Існує так званий закон Гофстедтера. Відповідно до нього, справа завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо при плануванні взяти до уваги закон Гофстедтера. 

2. Створіть щоденний розклад і дотримуйтеся його

Цей крок важливий для того, щоб навчитися керувати часом на роботі. На початку або наприкінці нового дня складіть список найактуальніших справ на наступний день. Цей крок дає змогу включитись в роботу одразу. 

До того ж виписування справ позбавляє фонової тривоги. У вас більше не крутиться в голові думка «мені так багато всього треба зробити». Замість цього у вас є чіткий список завдань. 

3. Розставляйте пріоритети

Оцініть свій список справ і переконайтеся, що ви організували його на основі важливості завдання, а не терміновості. Визначте три-чотири найважливіші завдання та виконайте їх першими — таким чином, навіть, якщо все решта піде не за планом, ви будете спокійні, що завершили найважливіше.

Один із найкращих способів організації справ — матриця Ейзенхауера, у якій завдання виписуються в один із чотирьох квадратів за характеристиками: 

• Важливі та термінові — потрібно виконати негайно.

• Важливі, але не термінові — відкладіть та виконайте після відповідної підготовки. Намагайтесь проводити більшу частину свого часу в цьому квадраті. Ви не так стресуєте, як у випадку нагальних справ, але ці завдання достатньо важливі, щоб розвивати вас, а до того ж переважно стосуються довгострокових цілей. 

• Термінові, але не важливі — мінімізуйте або делегуйте їх. Як правило, це справи, які відволікають, але не сприяють вашому просуванню до цілей. 

• Не термінові та не важливі — ці дії мають незначну цінність, якщо взагалі мають, від них потрібно максимально відмовитись.

4. Групуйте схожі задачі

Заощаджуйте час та енергію, виконуючи всі завдання одного типу, перш ніж переходити до наступного. Наприклад, виділіть окремі проміжки часу для відповідей на електронні листи, дзвінки, оформлення документів тощо. 

5. Мінімізуйте відволікаючі фактори

За можливості вимкніть телефон. Якщо для роботи вам необхідно мати його ввімкненим, залиште його в іншому кінці кімнати або ж використовуйте інструменти, які роблять його менш цікавим (чорно-білий режим, вимкнення стрічки в соцмережах тощо). Ви також можете вимкнути будь-які сповіщення.

Закрийте непотрібні вкладки у браузері. Робота з Facebook, Twitter або іншими відволікаючими сайтами у фоновому режимі негативно вплине на ваші навички управління часом. Ви також можете відволікатися, якщо відкриваєте вкладки зі старих проєктів або нерелевантних пошукових запитів в інтернеті. Візьміть за звичку закривати вкладки та залишати активними лише необхідні для вашої роботи. 

Що робити, якщо попри застосування технік ефективності, я все одно відчуваю брак часу?

Цілком можливо, що ви потрапили у так звану пастку ефективності. Простіше кажучи, чим більш ефективно ви даєте раду зі справами, тим більше інших справ ви прагнете виконати. А схеми та особисті записники тільки допомагають планувати більше.

Багато людей схильні відчувати тривогу через те, що вони щось не встигають. Але список справ завжди може бути нескінченним. Варто прийняти, що деякі речі поза межами вашого контролю (наприклад, запізнення поїзда), або ж ви не завжди можете працювати з однаковою продуктивністю. 

«Середня тривалість людського життя абсурдно, жахливо, образливо коротка. Але це не привід для безперервного відчаю або для того, щоб жити в тривожній паніці щодо максимального використання часу. Це привід для полегшення. Ви повинні відмовитися від чогось, що завжди було неможливим — від прагнення стати оптимізованою, нескінченно здатною, емоційно непереможною, повністю незалежною людиною, якою ви повинні бути офіційно. Тоді вам доведеться засукати рукави й почати працювати над тим, що справді є можливим», — це цитата із книги «4000 тижнів: Тайм-менеджмент для смертних» Олівера Беркмена. Якщо ви прагнули стати гуру-продуктивності та останнім часом тільки й робили, що намагались оптимізувати час, можливо пора дослухатись до альтернативної точки зору і дещо сповільнитись. 

У додатку до книги «Десять інструментів для осягнення своєї скінченності» автор пропонує кілька ідей щодо життя згідно з «філософією обмежень» — прийнявши усвідомлення про обмежений час, людина може бути цілеспрямованішою у досягненні речей, які мають значення.